Wanneer voer je een gesprek online en wanneer juist niet? Dat kan best lastig zijn en is vaak afhankelijk van persoon en context. Trainer gespreksvoering Jacco van den Berg deelt zijn inzichten.
Jacco van den Berg publiceerde onlangs zijn 4e editie van het GROTE gesprekkenboek. Daarin is extra aandacht voor het voeren van online gesprekken.
Gesprekken met (veel) emotie
Van den Berg hanteert een aantal uitgangspunten die je helpen zelf een keuze te maken voor de keuze tussen online of fysiek. Gesprekken met een negatieve of teleurstellende boodschap voer je niet online. “Het is lastig om een verdrietige medewerker online op te vangen, zoals bij het niet verlengen van een jaarcontract”, vertelt Van den Berg. Gesprekken waar de kans op een welles-nietes discussie groot is, bijvoorbeeld onenigheid in een correctie-, verzuim- of beoordelingsgesprek, kun je ook beter fysiek voeren, zegt de auteur.
"Zeker nieuwe werknemers kiezen voor het fysieke selectiegesprek”
Hoe groter de kans op emoties als boosheid, verdriet en irritatie in het gesprek, des te meer reden het is om het gesprek fysiek te voeren. De auteur raadt aan om de online ruimte vooral te gebruiken voor meer feitelijke, eenduidige boodschappen of in gesprekken waar de oriëntatie op de toekomst ligt, zoals bij het coachingsgesprek.
Online compliment valt niet in de smaak
Maar niet alleen negatieve gesprekken voer je fysiek, soms kunnen positieve boodschappen ook beter in levenden lijve worden overgebracht, vervolgt Van den Berg. Hij noemt een voorbeeld waarbij een online compliment niet in de smaak viel bij een werknemer omdat het overkwam alsof de leidinggevende niet de moeite nam om het compliment in het echt te geven. Ook ziet Van den Berg dat zeker nieuwe werknemers kiezen voor het fysieke selectiegesprek. “Ze willen het bedrijf proeven en zien. Vervolgens willen zij gedurende hun onboarding fysiek sparren met hun nieuwe collega’s voor de binding.”
Voorbeeld: selectiegesprekken
Bij selectiegesprekken zijn er, naast het besparen van tijd, ook andere voordelen van een online kennismaking. Zo kun je bepaalde onbedoelde vooroordelen, bias, vermijden die je sneller hebt bij een fysiek gesprek. Van den Berg vertelt dat zijn cursisten regelmatig vraagt wat ze vinden van een sollicitant die een slap handje geeft. Die sollicitant wordt dan vaak beoordeeld als ‘geen doorzetter’. Een vooroordeel dat helemaal niet hoeft te kloppen. De auteur geeft zelf ook toe dat hij een sollicitant met witte tennissokken of Mickey Mouse-print (zie je niet online) al snel minder serieus neemt. “Je kunt je natuurlijk laten leiden door een indruk die hartstikke verkeerd is. Met allerlei associaties plaats je iemand vaak te snel in een hokje.”
De gespreksoorten in drie categorieën
Van den Berg vindt het zelf ook moeilijk om voor de 18 gesprekken uit Het GROTE gesprekkenboek messcherp te bepalen of ze beter fysiek of online gevoerd moeten worden, maar heeft een poging gewaagd door de gesprekssoorten te categoriseren, zie de categorisatie hieronder.
A. Onlinegesprekken
Selectiegesprek
Arbeidsvoorwaardengesprek
Onboardinggesprek
Coachingsgesprek
Jobcraftingsgesprek
Loopbaancoachingsgesprek
POP-gesprek
Exitgesprek
B. Online of fysiek?
Feedbackgesprek
Functioneringsgesprek
Onderhandelingsgesprek
Conflictoplossendgesprek
Adviesgesprek
Verzuimgesprek
C. Fysiek
Beoordelingsgesprek
Demotiegesprek
Correctiegesprek
Slechtnieuwsgesprek
Uiteindelijk, zo stelt Van den Berg, is de keuze voor een online of fysiek gesprek persoons- en contextafhankelijk. Het type gesprek, de situatie en voorgeschiedenis, hun ervaring (‘de ene zweert bij onlinegesprekken, de ander voelt zich nog steeds oncomfortabel’) en de persoon die tegenover hen zit zijn bepalend voor hun keuze. Overige keuzecriteria die je kunt meenemen in je afweging, zijn de volgende:
Bron: PW.