Om gedwongen ontslagen te voorkomen en/of te beperken, kun je als werkgever kiezen voor de vrijwillig vertrekregeling. Daniëlle Pinedo, arbeidsrechtadvocaat bij Baker McKenzie, geeft acht praktische tips.
De vrijwillig vertrekregeling wordt ook wel plaatsmakers- of remplaçantenregeling genoemd. Hiermee kunnen werknemers die geen risico op ontslag lopen – met een financiële overeenkomst – plaats maken voor collega’s waarvoor dat risico wel geldt.
Arbeidsrechtadvocaat Daniëlle Pinedo ziet dat werkgevers niet volledig op de hoogte zijn van de ins en outs van de vrijwillig vertrekregeling. Met deze tips profiteren zowel werkgever als werknemer van de constructie en voorkom je problemen dat te veel mensen vertrekken.
1. Bereid de besluitvorming zorgvuldig voor
Neem de tijd en bereid je goed voor, zodat je naar feiten kunt handelen. Baseer daarom de ramingen van de uitstroom van werknemers, zoals aantallen, beëindigingsdata en de verdeling over functieniveaus en leeftijdsgroepen op accurate cijfers.
Op die manier voorkom je dat werknemers eerder dan gewenst vertrekken of essentiële kennis en vaardigheden verloren gaan, met alle risico’s van dien.
Het is daarbij verstandig dat je adequate kostenvoorspellingen maakt en het gereserveerde budget hierop aansluit. Dit om te voorkomen dat de vrijwillig vertrekregeling duurder uitpakt dan gewenst.
2. Maximaliseer het aantal plaatsmakers, voorkom leegloop
Je wilt niet dat de organisatie door de regeling te veel talentvolle werknemers verliest, zoals bij de Belastingdienst gebeurde.
Om die reden bepaal je vooraf een maximum aantal werknemers – indien mogelijk per functiecategorie – dat gebruik kan maken van de vrijwillig vertrekregeling. Hiermee voorkom je dat je er te veel plaatsmakers met kennis en ervaring vertrekken.
3. Stel het moment van implementatie en consultatie vast
De vrijwillig vertrekregeling komt vrijwel alleen ter sprake rondom reorganisaties. Als je van plan bent gebruik te maken van de regeling, dan heb je wat betreft de implementatie twee opties: voor of tijdens de reorganisatie.
Dit heeft invloed op het moment waarop je de ondernemingsraad (OR) en eventuele vakbonden bij het proces moet betrekken.
Ook kan dit gevolgen hebben voor de uitkomst van het afspiegelingsbeginsel. Hier krijg je mee te maken als er na toepassing van de vrijwillig vertrekregeling nog wordt bepaald in hoeverre gedwongen ontslagen noodzakelijk zijn.
Voor- en nadelen van de implementatiemomenten
Voor deze afweging noemt Pinedo enkele voor- en nadelen van beide implementatiemomenten.
Zo kent het instellen van een vrijwillig vertrekregeling vóór aankondiging van een reorganisatie de volgende plussen en minnen:
➕ Beperken van gedwongen ontslagen
➕ Beperking van onrust onder werknemers
➕ Snel reduceren van het personeelsbestand
➖ Mogelijk verlengen van implementatietijd bij beperkte interesse in regeling.
Dit kan deels worden opgelost door een convenant te sluiten met de OR
Vervolgens de voor- en nadelen van een vrijwillig vertrekregeling die simultaan loopt met de reorganisatie en gedwongen ontslagen:
➕ Maakt snelle implementatie mogelijk
➕ Invloed op de uitkomst van het afspiegelingsbeginsel mogelijk, doordat er direct inzicht ontstaat in de werknemers die door dit beginsel geraakt worden
➖ Risico op onrust onder werknemers
➖ Risico op ziekmeldingen, waarna een opzegverbod geldt
4. Baken definities en toepasselijkheid duidelijk af
Om discussies over het toepassingsbereik te voorkomen, kun je het best de criteria die gelden bij het gebruik van de vrijwillig vertrekregeling duidelijk – en schriftelijk – vastleggen. Let hierbij vooral op de wie en de hoe: welke werknemers kunnen er gebruik maken van de regeling en volgens welke procedure?
Pinedo adviseert daarbij om de regeling alleen open te stellen voor werknemers die behoren tot de categorie waarin functies komen te vervallen, zodat werknemers uit noodzakelijke functiegroepen niet vertrekken.
Houd er wel rekening mee dat die voorwaarden op geen enkele manier discriminerend zijn. Bij twijfel kun je de regeling ter goedkeuring voorleggen aan de Belastingdienst, zodat je fiscale risico’s beperkt.
5. Discretionaire bevoegdheid werkgever – wees zo objectief mogelijk
Ook als de definities duidelijk afgebakend zijn, kan het gebeuren dat een werknemer die je liever niet ziet vertrekken aanspraak maakt op de vrijwillig vertrekregeling. Bijvoorbeeld omdat er met dit vertrek essentiële kennis en vaardigheden verloren gaan, waarover directe collega’s niet beschikken.
Dit kun je niet altijd van tevoren inschatten, stelt Pinedo. Daarom is het verstandig dat je in de regeling opneemt dat de werkgever besluit of een aanvraag wordt goedgekeurd én dat de werkgever het recht heeft om een aanvraag om eigen redenen af te wijzen.
Stel voor deze ‘eigen redenen’ wel een beoordelingskader op met objectieve criteria, zodat je het uiteindelijke subjectieve oordeel zo objectief mogelijk kan toelichten. Zo voorkom je elementen van willekeur en discriminatie, en daarmee strijdigheid met wet- en regelgeving.
6. Wees scherp op de consequenties van herplaatsing
Een andere situatie die zich kan voordoen, is wanneer ontslag dreigt voor een werknemer, maar hij of zij kan dit voorkomen door een andere interne functie te vervullen. In sommige gevallen is het voor jou als werkgever, bijvoorbeeld budgettair, niet wenselijk dat een andere werknemer plaats maakt (lees: vertrekt) voor die collega.
Bovendien raakt de betreffende afdeling in dat geval ineens twee werknemers kwijt. Zo’n kwestie kun je opvangen door in de vrijwillig vertrekregeling op te nemen dat werknemers alleen plaats kunnen maken voor collega’s die de organisatie verlaten, dus niet voor collega’s die intern herplaatst worden. Zo behoud je de mensen waar zij het hardst nodig zijn.
7. Stel regels vast rondom eventuele terugkeer
Het zevende aandachtspunt van Pinedo heeft betrekking op terugkeerbepalingen. Stel dat een plaatsmaker, die een vergoeding heeft gekregen op basis van de vrijwillig vertrekregeling, binnen afzienbare tijd weer een geschikte kandidaat lijkt voor een openstaande vacature. Denk er dan aan dat je in de regeling voorwaarden opneemt voor terugkeer, zoals bijvoorbeeld een (gedeeltelijke) terugbetalingsplicht, of het in mindering brengen van toekomstige vergoedingen.
Een andere mogelijkheid is om voorgaande dienstjaren niet mee te nemen bij de berekening van een eventuele toekomstige ontslagvergoeding.
8. Bied werknemers juridisch advies aan
Zoals uit de volgende punten duidelijk is geworden, kan de vrijwillig ontslagregeling – zeker voor werknemers – nogal juridisch en technisch van aard zijn. Neem daarom in de beëindigingsovereenkomst expliciet op dat de werknemer juridisch advies moet inwinnen en bied hiervoor een vergoeding aan.
Zo voldoe je als werkgever aan je algemene en specifieke informatie- en onderzoeksplicht én komen werknemers niet voor verrassingen te staan. Wanneer er ruimte voor is, kan je als werkgever de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon onder de Werkkostenregeling. Zo ben je geen loonheffing over de vergoeding verschuldigd.
Bron: PW